Gestion de projets de construction Rapport journalier : la preuve au quotidien !

  • Publié le 1 septembre 2022 sur LinkedIn 

Adrien MAGNEE | Expert associé | am@leynaud-associes.fr

Les entrepreneurs de construction sont régulièrement confrontés à des perturbations susceptibles de provoquer des retards et interruptions dans l'exécution de leur contrat.

Lorsque l'entrepreneur invoque des coûts ou délais supplémentaires dus à des événements pour lesquels il n’est pas responsable, celui-ci peut prétendre à une indemnisation.

Il doit s'assurer que le contrat a été respecté et démontrer, preuve à l’appui, qu’il n’est pas responsable de la perturbation, qu’il a subi un préjudice, et qu’il existe un lien de causalité entre l’évènement et ce préjudice.

Tous les organismes, associations, ou juridictions qui ont à traiter des réclamations ont les mêmes recommandations. Il est impératif d’accumuler des traces écrites et structurées d‘informations probantes.

Le Protocole « Retard et Perturbation » de la SCL (Society of Construction Law) décrit les différentes méthodologies d’analyse de retard en utilisant les plannings du projet. Et à ce titre, la SCL met en exergue dans la partie B du document au compte du Principe Fondamental n°1:

 

  • L’importance de la tenue des registres, et

  • Les principales raisons de conserver ces documents aux fins de faciliter non seulement la gestion des travaux mais aussi la résolution des réclamations pour retard et perturbation.

Parmi les documents listés, nous trouvons bien sur les différents plannings du projet. Mais nous trouvons également les rapports d’avancement journaliers qui sont qualifiés d’essentiels. Ils sont considérés comme une preuve de ce qui s’est réellement passé au moment où les événements de retard se sont produits. Ces rapports peuvent d’ailleurs être exploités pour recréer un planning du projet lorsque ce dernier n’a pas été établi ou n’a pas été mis à jour durant l’exécution des travaux.

Le statut probant

Le rapport journalier conserve la trace des travaux exécutés et de tous les faits marquants du jour. Il se situe ainsi au cœur de la démonstration de l’avancement réalisé.

Il a pour objectif d’informer l’équipe de management du projet de l’entrepreneur, l’ingénieur ou le maître d’œuvre, et le Maître d’Ouvrage de toutes les activités sur le chantier et de l’avancement du projet de construction. Sa transmission et sa validation régulière par ces destinataires en font un référentiel robuste.

Seule cette régularité quotidienne de production et de validation lui permet de conserver son statut de document probant. De plus, la continuité et l’homogénéité de rédaction au sein d’une structure préétablie permettront d’établir les dynamiques en jeu lors de l’exécution des travaux.

Malheureusement, trop souvent l’absence de régularité, d’homogénéité et de structuration annihile à la fois le statut probant mais aussi la possibilité d’exploitation de ces informations.

La possibilité d’exploitation et le contenu nécessaire

Chaque rapport journalier doit avoir la même structure et contenir les mêmes types d’informations afin d’assurer une exploitation efficace.

Il doit inclure a minima :

 

  • Un en-tête comprenant le nom du projet, la date du jour et l’emplacement du chantier.

  • Les conditions météorologiques : température, vitesse du vent, précipitations ou autre évènement atmosphérique particulier.

  • La liste des personnes présentes sur le chantier. Cela concerne avant tout la main-d’œuvre mobilisée, le nombre de ressources et le total d’heures travaillées par équipe. Par ailleurs, tout visiteur doit également être enregistré dans cette liste.

  • Les équipements et machines lourdes mobilisées et utilisées sur le chantier.

  • La liste et les quantités des matériels livrés sur site et posés dans la journée.

  • La liste des tâches de travaux réalisées conformément au programme de travaux, au CCTP et BPU. Cette liste doit être établie avec une attention particulière et avec des détails appropriés afin d’être en mesure de situer avec précision la zone concernée et le type de travail effectué. Il est ainsi possible d’y associer tous les éléments décrits ci-dessus : la main-d’œuvre mobilisée, les machines utilisées, le matériel posé, le type de travail réalisé. Pour exploiter efficacement ces informations, nous préconisons de définir la décomposition et la description de ces tâches en fonction du type du contrat (forfaitaire, cost plus, prix unitaires…). On peut donc par exemple se baser sur la structure de décomposition des travaux et sur le planning détaillé des travaux ou sur la liste des matériels et quantités prévues d’être posées au Contrat, pour décrire avec précision chacune de ces activités.

  • Les incidents et accidents qui se sont produits sur le chantier.

 Établi ainsi, le rapport journalier devient le principal moyen de préserver les preuves et les observations contemporaines des faits qui pourront soutenir si besoin une réclamation. Correctement renseignés, ces rapports permettent donc de faciliter la compilation des preuves pour justifier cette réclamation.

 N’hésitez pas à mettre en place également une section photo que vous utiliserez de manière non systématique, mais pour faciliter la compréhension rapide des lecteurs de certains évènements.

 Pour être pleinement efficace dans le suivi des retards et perturbations, il est fortement recommandé de compléter le rapport journalier en renseignant, le cas échéant, les informations suivantes :

 

  • Les sujets de préoccupation qui nécessitent de trouver une réponse avant qu’ils n’impactent les travaux. Tout incident susceptible de ralentir l’avancement global des travaux doit être documenté et identifié comme un événement retardateur potentiel. Si une livraison de matériel était prévue mais n’est pas arrivée, elle doit être signalée dans cette section ainsi que les conséquences sur l’avancement des travaux.

  • Une description générale de la nature et la cause des problèmes rencontrés, qu’ils se produisent de façon continue ou ponctuelle.

  • Si les retards de travail ont été causés par les conditions météorologiques, ces informations doivent également être précisées dans cette section.

  • Le détail des ressources mises à l’arrêt incluant leur durée.

  • Les travaux supplémentaires accomplis ainsi que les quantités.

  • Les heures de travail et les heures d’équipement travaillées supplémentaires.

  • Une brève description des échanges avec le Maître d’Ouvrage ou son représentant, en particulier les directives verbales pour l’exécution d’un travail supplémentaire ou modificatif.

  • Une estimation de toute perte de productivité due à des causes externes et les raisons de cette perte.

  • Les mesures d’accélération ou d’atténuation prises par l’entrepreneur que ce soit pour rattraper un retard de son fait, du fait d’un tiers, ou que ce soit à la demande du maître d’ouvrage ou du maître d’œuvre.

 

 
 
 
 
 
 
 
La facilité d’exploitation et la structure

La structuration du document nécessitera une réflexion préalable afin d’établir un modèle définitif pour la durée de l’opération. On pourra prévoir des capacités d’extension ou de complément sans modification de structure.

Enfin, si vous mettez en place les rapports journaliers avec toute la rigueur nécessaire, vous pourrez constater qu’ils vous apportent des éléments qui permettent de résoudre le plus tôt possible des difficultés rencontrées durant l’exécution des travaux. Ils sont donc indispensables à la bonne gestion de tout chantier.

En conclusion, vous pourrez constater que cet outil d’enregistrement de preuves deviendra vite un outil d’anticipation des problèmes et permettra une gestion agile du chantier. Il sera d’autant plus efficace lorsque les membres de l’équipe de projet sont sensibilisés, via des formations portant sur la gestion des réclamations et la gestion des risques, pour instaurer une culture de gestion préventive des réclamations.

N’hésitez surtout pas à nous contacter si vous souhaitez être conseillés sur la façon de mettre en place un registre précis, complet et cohérent des activités tout au long de votre projet, ou pour un simple partage de bonnes pratiques. Nous sommes passionnés par notre métier et notre enthousiasme vous surprendra.

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Ces rapports journaliers doivent être soigneusement renseignés et vérifiés. Dans l’idéal, ils sont à faire signer par une des différentes parties prenantes (l’ingénieur ou maître d’œuvre, le représentant du maître d’ouvrage sur site).

 

Ils doivent impérativement être envoyés tous les jours aux parties prenantes pour constituer une preuve irréfutable dans le cadre d’une réclamation et être opposables en cas de contentieux.

 

En effet, même s’ils ne sont pas signés, à partir du moment où ils n’ont pas été contestés dans les jours qui suivent leur envoi, ils deviennent à l’évidence une preuve utilisable par la suite.