mai 2020
Adrien MAGNEE

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Répondre à l’urgence en assurant le suivi contractuel des opérations (1/2) – la gestion du programme d’exécution

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La reprise des chantiers est en cours avec toutes les problématiques à prendre en considération : mesures COVID 19, mobilisation progressive des équipes, disponibilité des matières premières, circuits d’approvisionnement des fournisseurs, …

Les évènements extérieurs à l’exécution des contrats sont une source importante de conflits

Une enquête internationale sur l’arbitrage réalisée par Pinsent Masons en partenariat avec l’Université de Londres Queen Mary indique que les deux principales causes des différends soumis à l'arbitrage sont (i) des retards dans l’exécution des contrats (68%) et (ii) une mauvaise gestion des contrats (63%). Cela reflète la difficulté de réaliser des projets parfois très complexes techniquement et contractuellement dans des délais serrés.

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Par ailleurs les personnes interrogées ont également connu des différends surgis à la suite d’une série d’évènements extérieurs aux parties, avec des risques imprévus et imprévisibles subis (44%).

Enfin les acteurs du secteur de la construction prennent progressivement conscience de l’importance de la planification, de l’analyse des retards et des méthodes de règlement des différends pour limiter et traiter plus efficacement les conflits.

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Minimiser ensemble les risques et les surcoûts

Face à cette crise majeure engendrée par le COVID 19, il est nécessaire de regarder les options et clauses du contrat sur lesquelles les parties peuvent s’appuyer : santé et sécurité du personnel, ajournement et interruption des travaux, prolongation de délai, force majeure, modification de la loi gouvernant le projet…. Les contrats FIDIC et le CCAG Travaux pour les contrats publics Français, comprennent de nombreuses clauses permettant de définir les dispositions à prendre en considération pour répondre à cette crise dans le cadre de l’exécution des travaux. Il apparait cependant que la mise en œuvre de ces clauses peut s’avérer complexe.

Il est donc primordial pour les parties de travailler ensemble afin de trouver des réponses pour gérer au mieux leur projet et protéger le personnel concerné tout en minimisant les risques et les impacts.

Au-delà d’une gestion de projet classique, chaque entreprise doit ainsi mettre en place son propre plan d’action. Cette reprise basée sur la communication et l’adhésion de son personnel doit être anticipée au mieux en tenant compte de la situation dégradée, des priorités à gérer, des différents scénarios à envisager, de la protection du personnel, des contraintes et autres parties prenantes du projet.

 

Les outils et la gestion du programme d’exécution

De plus ces perturbations à plus long terme peuvent avoir une incidence sur l’exécution des accords contractuels existants. Le plan de reprise doit donc prendre en considération les aspects de planification suivants :

• Prendre en compte les nouvelles contraintes liées aux mesures COVID 19 qui vont impacter la productivité. Le chemin critique du projet est à étudier et un plan d’accélération peut être décidé.

• Atténuer les risques en mettant à jour le plan de gestion et d’atténuation des risques et le suivre régulièrement.

• Évaluer les actions prises par les sous-traitants et fournisseurs afin de limiter au mieux les impacts sur le programme d’exécution des travaux.

• Évaluer la mobilisation progressive du personnel et définir des attentes réalistes en termes de productivité.

• Valider les nouveaux objectifs qui seront à prendre en considération dans le programme général du Projet.

• Établir un nouveau programme prévisionnel d’exécution réaliste à envisager qui prend en considération les ajustements de la capacité et de la productivité des chaînes d’approvisionnement et de montage. Une importance particulière doit être apportée en priorité sur les activités identifiées comme critiques durant l’exécution du contrat.

• Mettre en place un système de suivi et d’analyse des retards :

  • Collecte des enregistrements documentaires qui apporteront des preuves précises et factuelles au moment où l’entreprise établira son mémoire en réclamation.

  • Mise à jour régulière du planning détaillé du projet en prenant soin d’y faire apparaitre toutes les perturbations engendrées par la pandémie.

  • Examen et sauvegarde des plannings mis à jour.

  • Analyse de retard à l’aide de la méthodologie la plus appropriée

  • Analyse et/ou préparation du planning d’accélération (si nécessaire)

  • Évaluation des perturbations, y compris l’analyse des taux de production

Le retour d’expérience de nos consultants et experts techniques habitués à ces missions indiquent que ces aspects nécessitent des interventions ciblées de quelques jours à quelques semaines.

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